Under gjennomføringen av kontrakten frem til overtagelse er det en rekke krav til formaliteter som underentreprenøren må overholde for ikke å tape retten til tillegg og endringer. Det sentrale begrepet er «preklusjon» – retten til å få betalt for et tillegg hovedentreprenøren eller byggherre ønsker utført er bortfalt fordi det er varslet for seint. Underentreprenøren har rett på tilleggsbetaling, men fordi tillegget ikke er varslet i tide eller varslet ikke er komplett kan hovedentreprenøren avvise retten til slik betaling som bortfalt (prekludert).
Det er ikke alltid at hovedentreprenøren vil nekte å betale et tillegg med den begrunnelse at det ikke er varslet riktig, men vil likevel betale ut fra gjensidig tillit og redelighet. Har prosjektet anstrengt økonomi vil imidlertid ofte hovedentreprenøren se etter måter å forbedre prosjektets økonomi på. Da vil formelle feil fra underentreprenøren være utsatt.
I alle NS-kontrakter plikter alle parter løpende å orientere hverandre om forhold som har økonomisk eller fremdriftsmessig konsekvens. Det ikke å varsle den andre part i tide og på riktig måte anses i NS-kontraktene for ikke å være lojalt. Konsekvensen av ikke å overholde lojalitetsplikten er at et ellers berettiget krav vil kunne kreves prekludert(tapt).
Hensikten er at hovedentreprenøren skal kunne holde kontroll på sine forpliktelser og ikke få tilleggskrav etter at prosjektet er ferdigstilt. Fordi det alltid er mye uformell dialog i alle prosjekter har NS-kontraktene et system der utelukkende er det som er fremsatt skriftlig som gjelder. For å unngå en langvarig diskusjon om hvem som sa hva, har derfor alle NS-kontrakter et krav om at alle varsler skal være skriftlige for å kunne dokumenteres i etterhånd.
Underentreprenøren har normalt gitt en pris på sin leveranse basert på det som er forespurt om i tilbudsforespørselen med de betingelser som er gitt i underentreprenørens tilbud. Alle avvik fra disse forutsetningene skal varsles og skal varsles skriftlig. Kontraktsavvik som ikke er varsles «uten ugrunnet opphold» defineres som et avvik som underentreprenøren har kalkulert inn i sin pris ved kontraktsinngåelsen.
Underentreprenøren har ikke anledning til å avvente med å varsle til et tidspunkt som passer. Det har ingen betydning om årsaken til at et varsel har blitt sendt for seint er begrunnet i tidspress i kontrakten eller av andre forhold. Underentreprenøren har selv ansvar for å påse at han har nok ressurser til enhver tid til å varsle i tide.
Det finnes ingen definisjon på fristen underentreprenøren har til å varsle om et tilleggskrav eller fristforlengelse. Som et utgangspunkt vil et varsel være sendt i tide om det er sendt innen 14 dager. Det må spesielle forhold til for at et varsel om tillegg kan kreves avvist (prekludert) dersom det er sendt innen 14 dager. Det er imidlertid god rutine og mest hensiktsmessig å sende et varsel straks underentreprenøren forstår at det foreligger en situasjon som kan medføre at det vil være et krav om tillegg i tid eller vederlag.
Fristen til å varsle begynner å løpe fra underentreprenøren visste eller måtte forstå at den oppståtte situasjon kan gi et grunnlag for å kreve tillegg i tid eller penger. Underentreprenøren skal ikke vente til han er sikker på at den oppståtte situasjon medfører et krav om tillegg. Underentreprenøren plikter å varsle at den oppståtte situasjon kan medføre krav om tillegg.
Alle tillegg som ikke følger av kontrakten skal varsles. Konsekvensen av at slikt varsel ikke sendes er at aktuelle tillegg skal anses å være inkludert i kontraktsummen. Varselets innhold vil avhenge av hva som varsles. Det er ikke store krav til å beskrive årsaken til at varselet sendes, men beskrivelsen må være tilstrekkelig til å identifisere hva som anføres som grunnlag for varselet.
Dersom Underentreprenøren blir forhindret i sin fremdrift kan det være en kortere varslingsfrist enn ved andre varsler fordi hovedentreprenøren skal få anledning til å gjøre de tiltak som er nødvendige for at fremdriften ikke blir forhindret. I en NS 8415-kontrakt vil typisk manglende prosjekteringsgrunnlag kunne være et grunnlag for varsel om manglende medvirkning som forhindrer fremdriften.
Dersom det i en NS-8405 kontrakt ikke foreligger en egen post for en del av arbeidet som er nødvendig for gjennomføring av prosjektet, må underentreprenøren varsle om den manglende posten og at det vil medføre et tilleggskrav i form av økonomisk tilleggskrav og eventuelt forlenget byggetid. I en NS 8417-kontrakt vil underentreprenøren selv ha ansvaret for manglende poster som er nødvendig for å oppnå funksjonskravet.
Ofte oppstår det imidlertid «irregulær endringsordre» ved at andre enn kontraktens kontaktperson krever iverksatt endringer eller krever tillegg. Det kan være personer som er engasjert i prosjektet av oppdragsgiver uten å være kontaktperson hos hovedentreprenøren eller det kan være byggherrens representant. Underentreprenøren kan da være forpliktet til å utføre denne endringen, men kan miste retten til å få betalt for endringen det ikke er sendt varsel i tide.
Alle endringer vil kunne ha som konsekvens at underentreprenøren har krav på forlenget byggetid. I utgangspunktet vil alle endringer eller tillegg gi grunnlag for forlenget byggetid fordi det ikke var en del av den opprinnelige kontraktsforpliktelsen. Underentreprenøren plikter «uten ugrunnet opphold» å varsle om at det kreves forlenget byggetid selv om det er uklart hvor mye ekstra byggetid endringen vil medføre.
Dersom endringer medfører at underentreprenøren ikke kan utføre sine arbeider i henhold til den planen som entreprenøren har fremmet innen 6 uke (NS 8415 eller 4 uker (NS 8417) fra kontraktsignatur, kan det medføre at underentreprenøren ikke kan utføre entreprisen så rasjonelt som forutsatt. For at underentreprenøren skal kunne kreve kompensasjon for ulempene ved endringene, må avviket varsles. Dersom slikt varsel ikke fremmes i tide kan kravet om kompensasjon for urasjonell drift være bortfalt.
Dersom en fristforlengelse medfører lengre byggetid må det også varsles dersom økte riggkostnader m.v. vil bli krevd.
Underentreprenøren har aldri plikt til å forsere – sette på mer ressurser etter ønske fra hovedentreprenøren – med mindre det kommer som er skriftlig pålegg fra hovedentreprenørens kontaktperson i kontrakten. Dersom det pålegges forsering i en «endringsordre», må underentreprenøren varsle om tillegg som følge av forseringen.
Underentreprenøren kan også iverksette forsering på eget initiativ dersom underentreprenøren får avslag på et ellers berettiget krav om fristforlengelse, men slik forsering må ikke iverksettes før det varsles om slik forsering.
Dersom det skal utføre arbeider som det ikke finnes enhetspris på i kontrakten, skal disse utføres som regningsarbeider. Det at et tillegg utføres som regningsarbeider skal varsles, men det er ikke preklusjon på om det ikke varsles at regningsarbeider iverksettes. Manglende varsel kan medføre reduksjon av kravet som ellers kunne bli krevd.
Dersom det iverksettes regningsarbeider, må disse innrapporteres hver uke med timer og materialkostnader.
På samme måte som at underentreprenøren plikter å varsel om et tillegg, plikter hovedentreprenøren å komme med sine innsigelser «uten ugrunnet opphold» dersom han bestrider at det forholdet som er varslet som tillegg. Dersom hovedentreprenøren ikke bestrider kravet om tillegget innen fristen, har underentreprenøren rett til å anse det som uomtvistet at underentreprenøren har krav på det tillegg. Hovedentreprenøren kan ikke vente til underentreprenøren har spesifisert sitt krav med å komme min sin eventuelle protest.
Dersom hovedentreprenøren avviser underentreprenørskrav på tillegg, må hovedentreprenøren «begrunne» avslaget. Det er ikke tilstrekkelig at hovedentreprenøren avviser kravet om tillegg uten begrunnelse. Da må underentreprenøren gi en kort frist – f.eks. en uke – på å begrunne avslaget.
Dersom hovedentreprenøren kommer med sin avvisning av et tilleggskrav for seint, må underentreprenøren «kontre», jf. NS 8405 pkt. 8.2 / NS 8407 pkt. 5. Dersom Underentreprenøren ikke kontrer «uten ugrunnet opphold», har underentreprenøren akseptert at protesten mot tillegget er fremmet i tide. Underentreprenøren har således en aktivitetsplikt om han vil påberope seg at hovedentreprenørens reaksjon er kommet for seint. Underentreprenøren har fortsatt sitt krav i behold, men har uten slik kontring mistet retten til å påberope seg at protesten fra hovedentreprenøren er fremmet for seint.
Hovedentreprenøren har ikke plikt til å komme med innsigelser på et krav om fristforlengelse før antall dager fristforlengelse er varslet. Ved manglende svar på krav om tilleggsvederlag, har hovedentreprenøren akseptert at det vil foreligge et berettiget tillegg. Da gjenstår det bare en mulig uenighet om tilleggets størrelse.
Ved krav om forlenget byggetid har hovedentreprenøren ikke akseptert at det foreligger et berettiget krav om fristforlengelse ved manglende svar for det er spesifisert hvor mange dager underentreprenøren krever i fristforlengelse.
Underentreprenøren må varsle at han mener å ha krav på et tillegg «uten ugrunnet opphold» selv om han på varslingstidspunktet ikke har oversikt over hvor størrelsen på det tilleggskravet vil komme. Det skal varsles at det vil komme et krav om tillegg.
Underentreprenøren har i tillegg plikt til å varsle kravet størrelse «uten ugrunnet opphold» fra han hadde eller burde ha skaffet seg oversikt over kravets størrelse. Gjør han ikke det mister ikke underentreprenøren retten til å fremme sitt tilleggskrav, men da har han bare rett til slikt tillegg som oppdragsgiver «måtte forstå».
Når underentreprenøren har fått oversikt over hvilke tillegg han vi kreve bør det varsles med henvisning til varselet om at det vil komme en endring. I praksis viser man til tidligere varsel og sender dette som en revidering av tidligere varsel. I den grad man benytter skjemaer med endringsnummer bør det brukes samme endringsnummer med påtegning om revideringsnummer. Et varsel vil kunne revideres flere ganger.
I den grad hovedentreprenøren ikke har svart eller svart for seint skal det anses som enighet om at underentreprenøren har krav på et tillegg for det varslede forholdet. Da gjenstår det bare å bli enige om hvor stort tilleggskravet er. Da er det for seint for hovedentreprenøren å bestride at det foreligger et berettiget tilleggskrav.
Når underentreprenøren kommer med en spesifisering av størrelsen på det tillegget som kreves utløser det en ny svarfrist for hovedentreprenøren. Hovedentreprenøren plikter da å komme med eventuelle innsigelser «uten ugrunnet opphold» på samme måte som på varselet om at det vil komme et krav om tillegg. Svarer ikke hovedentreprenøren innen fristen skal også tilleggets størrelse anses som akseptert.
Kommer innsigelsene til kravets størrelse for seint eller kanskje først i sluttoppgjøret, må underentreprenøren «kontre» på at innsigelsen på tillegget er kommet for seint.
I motsetning til når underentreprenøren melder økt krav på vederlag har hovedentreprenøren ingen svarplikt på krav om fristforlengelse før underentreprenøren har spesifisert hvor mange dager som kraves i fristforlengelse.
Vil underentreprenøren også kreve dekket merkostnader ved forlenget byggetid, må det også varsles for ikke å gå tapt. Meldes et slikt krav først i sluttoppgjøret vil et slik krav kunne være tapt.
Det er krevende å klare å overholde alle formaliteter som gjelder for enhver NS-kontrakt. Vi har derfor utarbeider skjemaer både for varsling av de ulike kontrakter og mal for å holde oversikt over endringer. Disse ligger på www.proffentreprise.no/hjelpdokumenter og kan lastes ned for bruk til eget formål.
Ved å bruke disse skjemaene og maler, vil entreprenøren ledes gjennom det som må varsles for å varsle de riktige forhold og på riktig måte. Det er viktig at prosjektlederen legger tilstrekkelige ressurser i å varsle i tide og på riktig måte.
Henvisningene til NS 8405 vil være du samme i NS 8415. Tilsvarende vil henvisningene til NS 8407 være de samme i NS 8417.
