NS 3403 var tidligere en kontrakt som regulerte avtaler med prosjektleder på fastpris, og samtidig regulerte løpende rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Denne ble NS 3403 benyttet for alle disse oppdragstypene.
I 2000 ble denne avløst av NS 8402 for rådgivningsoppdrag etter medgått tid. NS 8401 kom i 2010 (prosjekteringsoppdrag til fast pris) og NS 8403 (byggelederoppdrag) og NS 8404 (uavhengig kontrolloppdrag) Alle disse ble revidert i 2013.
Dersom entreprenøren ber om tilbud med henvisning til en av disse kontraktene vil også denne kontrakten gjelde for forholdet om det gis et tilbud fra konsulenten med henvisning til tilbudsforespørselen. Det samme gjelder om konsulenten henviser til en av disse standardene i sitt tilbud. I disse tilfellene vil aktuelle standard gjelde selv om det ikke signeres en egen kontrakt med henvisning til aktuelle standard.
I gjennomgangen av disse standardene her, har vi fokusert på de mest sentrale punktene i kontraktene, som det er viktig for prosjektlederen å være oppmerksom på.
2. NS 8401:2010. Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag
NS 8401 er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold mellom oppdragsgiver og arkitekt, rådgivende ingeniør eller annen fagkyndig om prosjekteringsoppdrag innenfor bygg og anlegg i prosjektet. Standarden er tiltenkt fast definerte oppdrag med fast pris, og omfatter også oppfølging av prosjekteringen i bygge- og reklamasjonsfasen. Vær oppmerksom på at NS 8401:2010 har hevet konsulentens ansvar for feil under utførelsen av oppdraget til 150 G (G= Folketrygdens grunnbeløp) som per 1.5.2023 tilsier ansvar oppad begrenset til kr. 17.793.000 for uaktsom konsultenbistand. Ansvaret er for feil og mangler også i inntil 5 år etter overtagelse,
2.1 Nødvendig fullmakt og møteplikt
Den prosjekterende har rett til å forplikte sin oppdragsgiver over tredjemann – eksempelvis for bestilling av varer eller tjenester (pkt. 5.2, 2. ledd). Dersom prosjekterende ikke skal ha slik fullmakt må det tas inn i avtalen som avvik fra standarden. Dersom konsulenten foretar bestillinger i strid med sine fullmakter er det fortsatt bindende for oppdragsgiveren, men kan konsulenten kan da gjøre personlig ansvarlig for de ekstra kostnader som konsulenten belaster prosjektet med. Prosjekterende har uansett ikke adgang til å forplikte sin oppdragsgiver utover det som er nødvendige prosjektering i prosjektet.
Slik er det også om prosjekterende reviderer arbeidstegninger for å endre det estetiske resultatet. Da er det ikke lengre nødvendig prosjektering, men prosjekterendes egne valg som påfører oppdragsgiver ekstra kostnader.
Vær oppmerksom på at prosjekterende vil ha rett til å bestille endringer og tillegg på vegne av sin oppdragsgiver med mindre oppdragsgiver har meddelt at prosjekterende sine fullmakter er begrenset. Uten at begrensningen i bestillingsfullmakten er meddelt, vil overskridelse av bestillingsfullmakten til prosjekterende være et internt forhold mellom prosjekterende og hans oppdragsgiver.
Selv om det er avtalt fastpris for oppdraget, plikter prosjekterende å møte til alle relevante møter bestemt av oppdragsgiver (pkt. 5.7). Dette kan for eksempel være planleggingsmøter, fremdriftsmøter eller befaringer.
2.2 Prosjektmateriale
Når det gjelder rettigheter til prosjektmateriale for oppdraget, har oppdragsgiver rett til å motta alt prosjektmaterialet på papir eller digitalt (pkt. 6.1). Dette gjelder alt materiale, med unntak av tilhørende programvare. Prosjekterende har imidlertid rett til å bruke sitt eget materiale også på andre prosjekter selv om dette er helt og fullt betalt i et tidligere prosjekt.
Som nevnt i standardens pkt. 6.2 har prosjekterende i utgangspunktet plikt til å arkivere alt prosjektmateriale i minimum ti år. Bakgrunnen for dette er at materialet skal være tilgjengelig dersom det for eksempel blir nødvendig med utbedringer eller endringer i etterkant. Prosjekterende kan likevel frigjøre seg fra arkivplikten etter tre år, ved forutgående skriftlig varsel til oppdragsgiver.
2.3 Forsikring
Prosjektleder plikter å være forsikret for mulig erstatningsansvar for feil og mangler ved gjennomføring av oppdraget (pkt. 7.2). Selv om dette er prosjektleders ansvar, bør oppdragsgiver kontrollere forsikringen ved å få fremlagt kopi av slik dokumentasjon. Dersom prosjektleder gjennomfører oppdraget uten å være forsikret, risikerer oppdragsgiver i verste fall at det ved en uaktsom feil ikke finnes dekning for et eventuelt berettiget erstatningskrav.
2.4 Fremdriftsplaner og oppgaver utenfor oppdraget
Etter pkt. 9.1 i avtalen plikter prosjekterende å utarbeide en særskilt fremdriftsplan for sine ytelser. Denne skal være tilpasset hovedfremdriftsplanen som skal være utarbeidet av oppdragsgiveren. Dette er spesielt viktig for oppdragsgiver, da mangel på slik fremdriftsplan reduserer oppdragsgivers mulighet til å få gjennomslag for krav om dagmulkt eller få dekket sine faktiske forsinkelseskostnader om konsulten ikke klarer å holde den avtalte fremdriften. Dette innebærer at oppdragsgiver både bør sørge for å utarbeide og presentere sin fremdriftsplan overfor prosjekterende og purre på at prosjekterende leverer sin fremdriftsplan.
Dersom prosjekterende mener han blir pålagt oppgaver som faller utenfor det avtalte oppdrag, er det hans plikt å varsle oppdragsgiver om dette «uten ugrunnet opphold» (pkt. 10.2). Fristen er relativ, men et godt utgangspunkt er at et varsel etter to uker kan kreves avvist som for seint fremmet.
Prosjekterende skal varsle både at han krever fristforlengelse og/eller ekstra vederlag. Dette skal varsles både i dager og kroner på grunn av tilleggsarbeidet. Dersom varselet kommer for seint, har prosjekterende tapt retten til å kreve slikt tillegg forutsatt at oppdragsgiver påberoper seg manglende varsling av tilleggskravet «uten ugrunnet opphold». Har prosjekterende ikke varslet om tillegg for oppgaver utenfor det oppdraget som det er gitt fastpris på er det uten betydning dersom ikke oppdragsgiver påberoper seg den manglede varsling i tide.
2.5 Forsinkelse
Viser det seg at oppdraget blir forsinket kan oppdragsgiver kreve dagmulkt dersom dagmulkt er avtalt (pkt. 12.2). Er ikke dagmulkt avtalt kan han kreve erstatning for sitt faktiske økonomiske tap.
Merk at det bare er brudd på avtalte delfrister eller sluttfrister som gir grunnlag for dagmulkt eller erstatning. Er det avtalt dagmulktsbelagte delfrister, løper det dagmulkt ved enhver forsinkelse. Det løper ikke dagmulkt på oversittelse av en frist i fremdriftsplanen med mindre fristen er bestemt å være en bindende frist eller dagmulktsbelagt frist.
Oppdragsgiver plikter å varsle prosjekterende «innen rimelig tid» om at det vil kreves erstatning eller dagmulkt. Venter oppdragsgiver til sluttoppgjøret med å fremme krav om dagmulkt eller påført økonomisk tap for oversittelse bindende delfrister, vil kravet kunne kreves avvist som for seint fremmet. I den grad dagmulkt er avtalt vil den normalt være 2 ‰ av kontraktsummen – dog minimum 1000 kr pr. dag – og påløper selv om oppdragsgiver ikke dokumenterer noe korresponderende økonomisk tap.
Dersom det ikke er avtalt dagmulkt kan oppdragsgiver isteden kreve dekket dokumenterte merkostnader som følge av mangelfull fremdrift fra prosjekterende. Selv om det ikke er avtalt bindende delfrister vil overtredelse av prosjekterendes egen fremdriftsplan være et indisium på forsinket fremdrift som kan gi grunnlag for å kreves erstatte dekke de merkostnader det påfører oppdragsgiver, men da kreves det at forsinkelsen skyldes prosjekterende forsømmelse/uaktsomhet.
Forsinkelse av sluttfristen i prosjekterendes fremdriftsplan gir rett til dagmulkt om det er avtalt eller krav på påførte merkostnader om dagmulkt ikke er avtalt.
2.6 Feil og erstatning
Den prosjekterende kan alltid gjøres økonomisk ansvar for forsinkelse eller prosjekteringsfeil dersom feilen skyldes uaktsomhet. Dersom prosjekteringen ikke er gjennomført på en faglig forsvarlig måte, vil det kunne være et indisium på at uaktsomhet foreligger (pkt. 13.1 og 13.3). Det kan altså foreligge prosjekteringsfeil som ikke kan betegnes som faglig uforsvarlig eller uaktsom. I disse tilfellene er ikke prosjekterende økonomisk ansvarlig for utbedring av feilen eller den økonomiske konsekvensen av feilen.
Prosjekterendes erstatningsansvar har imidlertid noen begrensinger. Dersom feilen er av en slik karakter at den faller inn under ansvarsforsikring etter pkt. 7.2, er ansvarsbegrensningen 150 G (Folketrygdens Grunnbeløp). Pr. 1.5.2023 utgjør 1G kr. 118.620 og ansvarsbegrensningen er da på kr. 17.793.000.
Dersom oppdragsgiver vil kreve erstatning for prosjekteringsfeil må det reklameres «uten ugrunnet opphold» for at kravet ikke skal falle bort. I praksis anbefales det at oppdragsgiver varsler innen senest innen 14 dager etter at oppdragsgiver fikk tilstrekkelig kunnskap om forholdet. Et utgangspunkt er at et varsel om at det vil bli krevet erstatning som fremmes senere enn innen to uker, kan kreves avvist som for seint fremmet. To uker er imidlertid en relativ frist som må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Med andre ord er kravet til reklamasjonstid er strengere hvor det kreves erstatning for feilprosjektering enn ved forsinkelse. Krav erstatning som skyldes forsinket fremdrift kan må varsles «innen rimelig tid» (pkt. 12.3) i motsetning til «uten ugrunnet opphold».
Prosjekterende må på sin side varsle sitt forsikringsselskap om krav han har mottatt uavhengig av om han er enig eller uenig i kravet. Dersom oppdragsgiver avbestiller oppdraget, har den prosjekterende rett til å få dekket sitt økonomiske tap. I noen tilfeller har han også krav på erstatning for tapt dekningsbidrag og fortjeneste. Reglene om dette finnes i avtalens pkt. 16.
3. NS 8402:2010 Alminnelige kontraktbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid
Også NS 8402 er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og en arkitekt, rådgivende ingeniør eller annen fagkyndig. Denne standarden gjelder imidlertid rådgivning som kan inneholde elementer av prosjektering, men er ikke tenkt brukt hvor prosjektering er hovedelementet. Bruksområdet for standarden er i hovedsak rådgivningsoppdrag der det ikke er lett å forhåndsdefinere omfanget, og hvor honoraret derfor beregnes etter medgått tid. Den har derfor store likheter med regningsarbeider i entreprisekontraktene.
Alle som leier inn en byggteknisk rådgiver bør avtale en NS 8402-kontrakt med konsulenten. Det er ikke nødvendig med en signert kontrakt. Dersom oppdragsgiver ber om et tilbud med henvisning til NS 8402, vil denne standarden anses som avtalt og gjelde fullt ut. Svært mange slurver på dette punktet som kan gi uventede utslag både for oppdragsgiver og for konsulenten.
Det er verdt å merke seg at konsulenten skal ta initiativet til å lage et honorarbudsjett i samarbeid med sinn oppdragsgiver. Dette honorabudsjettet vil binde konsulenten slik at konsulenten ikke har rett til honorar utover honorarbudsjettet med mindre konsulenten før budsjettet blir overskrede har varslet om overskridelsen. (pkt. 12.3). Det er da ikke nok a konsulenten varslet om at budsjettet blir overskredet. Konsulenten må i tillegg varslet om den nye budsjettrammen for at han skal ha rett til ytterligere betaling. Dersom han ikke sendes slik skriftlig varsel, kan oppdragsgiver nekte å betale honorar som overstiger det opprinnelige honorarbudsjettet. Det er med andre ord ikke nok å varsle om at budsjettet blir overskredet – det må også varsles hva som er den nye budsjettrammen. Dersom oppdragsgiver ikke aksepterer den nye honorarrammen må oppdragsgiver protestere på den nye rammen «uten ugrunnet opphold».
Merk her at dersom overskridelsen skyldes tilleggsoppgaver som ikke inngikk i den opprinnelige budsjettrammen må det varsles separat uavhengig av den opprinnelige budsjettrammen. Krav om tillegg utover det opprinnelige oppdraget må også varsles «uten ugrunnet opphold». Hvis slikt varsel skal oppgavene anses å være innenfor den opprinnelige budsjettramme.
Dette betyr også at beskrivelsen om hva som inngår de oppgaver som inngår i budsjettrammen må være presisert i oppdraget.
De merknader som er knyttet til NS 8401 ovenfor gjelder også for NS 8402, men kommentarene til fremdriftsplan krever en viss presisering. Fordi oppdraget ikke er klart definert ved inngåelsen av kontrakten vil det være mindre relevant å lage en konkret fremdriftsplan med dagmulkt for oversittelse av delfrister og sluttfrist. Det er likevel verdt å merke seg at rådgivningsforpliktelsen er knyttet til å utføre oppdraget i samsvar med prosjektets tidsfrister. Det kan på denne bakgrunn være relevant å la hovedfremdriftsplanen være et av vedleggende til kontrakten for eventuelt å kunne påvise manglende forventet fremdrift med korresponderende økonomisk tap.
4. NS 8403:2005 Alminnelige kontraktbestemmelser for byggelederoppdrag
NS 8403 er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold mellom oppdragsgiver og en byggeleder om byggeledelse i forbindelse med bygg og anleggsarbeider. Også for NS 8403 er de kommentarer som er knyttet til NS 8401 gjeldende, men her er det noen flere avvik som må kommenteres. Siste versjon er fra 2005, slik at begrensningene i erstatningsansvaret er ikke oppjustert slik som for NS 8401 og NS 8402. Ansvaret er derfor oppad begrenset til kr. 3 millioner pr. skade og kr. 9 millioner pr. prosjekt.
Alle som leier inn en byggeleder bør signere en NS 8403-kontrakt med byggelederen. Svært mange slurver på dette punktet som kan gi uventede utslag både for oppdragsgiver og for byggelederen.
4.1 Byggleders forhold til oppdragsgiver
Generelt er NS 8403 preget av at byggelederen har et nærmere forhold til oppdragsgiveren og har slikt sett en utstrakt lojalitetsforpliktelse overfor byggherren. Prosjektlederen vil ha større avstand til oppdragsgiveren enn oppdragsgivers byggeleder. Nytt i 2013 er at Standard Norge (www.standard.no) har gitt ut «Veiledende ytelsesbeskrivelse for byggelederoppdrag» (Byggblankett 8403 B: 2013).
På grunn av nærheten til oppdragsgiver har standarden spesifisert taushetsplikten til byggeleder i pkt. 2.2. Byggelederen har en generell plikt til å ivareta oppdragsgiverens interesser i alle henseender, og derfor stilles det krav til byggelederens uavhengighet. Dersom det oppstår forhold som kan reise tvil om byggeleders uavhengighet, for eksempel et jobbtilbud fra utførende entreprenør, plikter konsulenten å gi oppdragsgiver eksplisitt melding om slike forhold (pkt. 5.1).
Byggeleder plikter å tegne forsikring for oppdraget, og det vil være i begge parters interesse å sørge for at dette blir brakt i orden før oppstart av prosjektet (pkt. 5.2). I motsetning til prosjektlederens arkivplikt i NS 8401 som er på 10 år, plikter byggelederen kun å oppbevare alt sitt materiale (dette inkluderer ev. dagbøker mv.) i tre år (pkt. 5.5).
4.2 Fullmakt
I motsetning til prosjektleder har byggelederen bare til en viss grad fullmakt til å forplikte oppdragsgiver innenfor bestemte økonomiske rammer (pkt. 4.3). Det er i både oppdragsgivers og byggeleders interesse at fullmaktsforholdet presiseres i det enkelte prosjekt, på samme måte som dette vil være nødvendig for ytelsesbeskrivelsen.
Merk likevel at både prosjekterende og prosjektlederen er legitimert til å bestille endringer eller tillegg som uansett binder oppdragsgiveren. Om endringen eller tillegget er innenfor eller utenfor den fullmakt som de har overfor sin oppdragsgiver, er som utgangspunkt uten betydning for den andre parten, men kan være viktig i forhold til ansvar overfor oppdragsgiver.
4.3 Planer og varslingsplikter
Etter pkt. 7.2 plikter byggelederen å utarbeide en plan over hvilke ressurser som skal være på prosjektet til enhver tid. Dersom det er avvik fra denne planen, skal han varsle oppdragsgiveren «uten ugrunnet opphold». Manglende varsling fra byggeleder kan medføre økonomisk ansvar overfor oppdragsgiver.
Oppdragsgiver kan pålegge byggelederen å øke kapasiteten (pkt. 7.3), og byggelederen må da «uten ugrunnet opphold» eventuelt melde krav om tilleggsvederlag for å øke sine innsatsfaktorer dersom byggeleder mener pålegget representerer en tilleggsbestilling. Uten slikt rettidig varsel vil krav på tilleggsvederlag for den økte innsatsen kunne avvises som for sent fremmet (prekludert). Byggelederen har plikt til å øke ressursene selv om det ikke er enighet om vederlaget for disse økte ressursene, mot at oppdragsgiver eventuelt stiller sikkerhet for kravet om tillegg. Dersom byggeleder ikke er i stand til å øke sine ressurser, må han umiddelbart varsle om dette for ikke å komme i erstatningsansvar.
Dersom oppdragsgiver etter overtagelse oppdager feil ved det arbeidet byggeleder har utført, må han varsle/reklamere «uten ugrunnet opphold» og senest innen 5 år etter overtagelse. Varsles byggeleder om feilen for sent fra oppdragsgiver, kan kravet avvises på dette grunnlag (pkt. 8.4).
4.4 Timelister og vederlag
Byggeleder som honoreres etter timer skal levere faktura vedlagt timelister hver 4. uke. Det i motsetning til regningsarbeidet i entreprisekontraktene i Norsk Standard hvor det skal leveres hver uke. Oppdragsgiver anses å ha godkjent de leverte timelister dersom det ikke er kommet en skriftlig innsigelse på timelistene innen 4 uker fra han mottok dem (pkt. 10.2.4). Innsigelse som fremmes senere enn etter 4 uker kan byggeleder avvise på formelt grunnlag som for sent fremmet. Merk her at tilsvarende frist etter entreprisekontrakter er 14 dager.
Byggelederoppdrag basert på timer skal ha et budsjett. Dersom budsjettet overskrides, plikter byggelederen – straks han blir klar over det – å varsle om dette (pkt. 10.2.3). Dersom byggeleder ikke varsler om en slik overskridelse, kan han miste retten til betaling for den overskridelse som ikke er varslet i tide.
Dersom det er avtalt fast pris på byggelederoppdraget, og byggeleder blir pålagt operasjoner utenfor sitt oppdrag, må krav om tilleggsbetaling fremmes «uten ugrunnet opphold» for ikke å gå tapt (pkt. 10.3.5). Dersom ikke annet er avtalt forfaller byggeleders faktura 4 uker etter at oppdragsgiver har mottatt fakturaen.
De strenge regler for varsling og innsigelse er et utslag av prinsippet om at partene til enhver tid skal ha oversikt over økonomiske krav og eventuelle uenigheter.
5. NS 8404:2013 Alminnelige kontraktbestemmelser for uavhengige kontrolloppdrag
NS 8404 er den nyeste av disse konsulentavtalene og har til formål å regulere avtaleforholdet mellom tiltakshaver/oppdragsgiver og konsulenten når det skal utføres «uavhengig kontroll» etter de nye reglene om plikt til slik kontroll i plan- og bygningsloven.
Kontrakten er laget over samme lest som NS 8402, men er tilpasset uavhengig kontroll. Kontrakten er dog utarbeidet for både å kunne brukes der det avtales et fast vederlag, hvor det skal honoreres etter medgått tid eller en kombinasjon av disse to. Skal det honoreres etter fast vederlag bør det dog være en rimelig god beskrivelse av hva som inngår i oppdraget.
I en innledende protokoll til kontrakten presiseres det at avvik fra kontrakten kan avtales, men at avvik fra standarden kan forrykke balansen i kontrakten og derfor kunne kreves tilsidesatt som «illojale». Dette tilsvarer det som er sagt i protokollen til NS 8407:2011 (Totalentreprise).
