Vi har laget en sjekkliste for korrekt gjennomføring av kontraktene for totalentreprise. Det er en økende fokus på formaliteter slik at entreprenøren kan gå glipp av ellers berettigede tillegg fordi ting er uteglemt eller varslet for seint.
Sjekklisten er en huskeliste for prosjektlederen. Samtidig vil virksomhetens ledelse ved å benytte denne sjekklisten kunne følge med på hva prosjektlederen gjennomfører av de plikter som følger av kontrakten.
Sjekklisten kan med fordel følge hvert enkelt prosjekt, men samtidig som det følger en forklaring på hvert enkelt punkt i sjekklisten for de som vil ha mer utdypende informasjon. Sjekklisten legger også opp til at hvert enkelt punkt skal sjekkes ut av prosjektlederen – også de punkter prosjektlederen velger ikke å utføre.
Kontraktene er omfattende og prosjektlederens fokus er ofte gjennomføring av prosjektet og ikke det å følge opp formalitetene i prosjektet. Denne sjekklisten «tvinger» prosjektlederen til også å ha fokus på de formaliteter han plikter å ivareta som prosjektleder.
Sjekklisten deler inn de aktiviteter prosjektlederen må ivareta i prosjektets ulike faser:
Ved å følge denne sjekklisten har prosjektlederen en bedre kontroll på sine forpliktelser etter kontrakten og prosjektlederens ledelse har bedre kontroll på om prosjektlederen følger opp formalitetene som leder for prosjektet.
Sjekklisten er utarbeidet for å være relevant også for underentreprise.
Typiske forhold som prosjektledere har lett for å overse er det å angi hva som er entreprenørens fremdriftsplan basert på de kontraktsforutsetninger som forelå ved kontraktsignatur, jf. NS 8407/ NS 8417 pkt. 21.2.
Her skal entreprenøren vise hvordan han har tenkt å gjennomføre prosjektet med oppstart, gjennomføring av de enkelte deler, planlagt ressursbruk m.v. Denne planen er det entreprenøren skal melde i forhold til om det blir endringer, tillegg eller andre avvik som gir grunnlag for varsel om tillegg eller fristforlengelse. Denne planen er derfor relevant også der hvor det seinere blir enighet om en omforent ny fremdriftsplan.
Har entreprenøren også påtatt seg ansvaret for oppdragsgivers prosjektering må han starter egen prosjektering umiddelbart etter kontraktsignatur fordi feil i oppdragsgivers prosjektering må da varsles seinest 5 uker etter kontraktsignatur.
I tillegg må man ha kontroll på forsikringer, garantier m.v.
Entreprenøren må ha kontroll på alt som gjelder varslinger og manglende svar på
varslinger.
Dersom entreprenøren har varslet et avvik fra kontraksforutsetningene – en endret fremdrift, en endring eller et tillegg – på riktig måte, plikter oppdragsgiver å svare «uten ugrunnet opphold» om han ikke er enig. Det anbefales at entreprenøren i sitt varsel setter en dato svarfrist som normalt bør settes til 14 dager.
Svarer ikke oppdragsgiver innen 14 dager – eller innen den svarfrist entreprenøren har satt – har entreprenøren rett til å betrakte varselet som godkjent. Da skal godkjennelsen ved manglende protest innen fristen fastholdes. Kommer en eventuell protest mot et tillegg etter fristens utløp skal entreprenøren påberope seg at protesten er kommet for seint («kontre»). Uten slik «kontring» har det ingen betydning at oppdragsgiver kommer med sin protest etter svarfristens utløp.
Entreprenøren skal aldri purre på et svar på et krav om tillegg etter fristens utløp.
Alle tillegg skal utføres som regningsarbeider frem til eventuelt partene har blitt enige om en fastpris. Det innebærer at entreprenøren skal fremsende time- og materiallister hver uke frem til partene er blitt enige om en fastpris.
Protester på medgått tid eller medgåtte materialer må entreprenøren ha mottatt innen 14 kalenderdager. Etter 14 dager skal fremsendte time- og materiallister anses som godkjent. Dersom oppdragsgivers protest først kommer ved forfall på fakturaen for tilleggsarbeidene, skal protesten avvises som for seint fremsatt.
Det skal alltid holdes en overtagelse med tilhørende protokoll. Gjelder det en underentreprise skal det holdes en registreringsforretning. Det er ikke tilstrekkelig om entreprenøren er ferdig tide dersom det ikke foreligger en signert protokoll fra overtagelse/registreringsforretning. Da vil en eventuell dagmulkt bare fortsette å løpe.
Det skal lages en sluttoppstilling med oversikt over alle entreprenørens krav – både de som er betalt og de som ikke er betalt. I tillegg skal det lages en faktura merket «Sluttoppstilling». Det representerer entreprenørens endelig krav. Renter og krav på lønns- og prisstigning (LPS) kan på visse vilkår likevel fremmes seinere.
Oppdragsgiver plikter å forholde seg den mottatte sluttoppstilling og komme med sine
eventuelle innsigelser til kravet.
Dersom oppdragsgiver har protestert mot et tillegg – eller størrelsen på et tilleggs-krav tidligere – må oppdragsgiver gjenta sin tidligere innsigelse innen to-måneders fristen til å komme med innsigelser til mottatt sluttoppgjør. Er ikke en tidligere innsigelse gjentatt eller vist til i innsigelse til sluttoppgjøret fra oppdragsgiver, har entreprenøren rett til å anse at oppdragsgiver har ombestemt seg og vil ikke lengre protestere mot det aktuelle tillegg. Oppdragsgiver kan ikke bli hørt med at han ved en feil hadde glemt å gjenta en tidligere fremsatt protest.
Eventuelt motkrav i form av dagmulkt og erstatning må fremmes seinest innen to måneder fra mottatt sluttoppgjør. Et eventuelt dagmulktkrav skal eventuelt være spesifisert, men det er ikke et krav om at det er varslet tidligere.
For at en entreprenør skal kunne kreve erstatning er det ikke tilstrekkelig at oppdragsgiver kan påvise at entreprenøren har påført ham merkostnader. Det må i tillegg påvises både at det skyldes utvist uaktsomhet (uforsvarlige forhold fra entreprenøren) fra entreprenøren.
Alle feil mangler og reklamasjoner som foreligger ved overtagelse skal fremkomme av protokollen fra overtagelse. Entreprenøren må på overtagelsen protestere på de reklamasjoner han ikke er enig i og få protesten med i protokollen.
Forhold som var viselige ved overtagelsen kan ikke reklameres seinere. Slik reklamasjoner må avvises.
Reklamasjoner som ikke var viselige ved overtagelsen skal reklameres «uten ugrunnet opphold» (NS 8405) eller «innen rimelig tid» (NS 8407). Derfor bør det alltid avklares når forholdet ble oppdaget. Velger oppdragsgiver å vente med å samle opp reklamasjoner til ett-årsbefaringen vil entreprenøren kunne kreve forhold som kunne blitt reklamert mer enn en måned tidligere avvist som for seint reklamer.
Prosjektlederen må samtidig ha oppmerksomhet på at det løper en 8-måneders frist fra overtagelse til å ta ut forliksklage på omtvistede tillegg. Har det gått mer enn 8 måneder fra overtagelse uten at det er tatt ut forliksklage vil alle omtvistede tillegg være tapt selv om partene fortsatt er i dialog om sluttoppgjøret.
Denne artikkelen er bare en oppsummering av noen av de viktige punktene som prosjektlederen bør ha kontroll på.
Selve sjekklisten med kommentarer kan lastes ned fra www.proffentreprise.no under hjelpedokumenter til eget bruk. Der finnes også en rekke andre artikler og hjelpedokumenter som kan være relevant.
For øvrig er det bare å ta kontakt om det skulle være spørsmål eller om det er ønskelig med kurs eller annen bistand.
Helge A. Tryti
Advokat
